Seguro pasas en tu oficina gran parte de tu tiempo. Crea un espacio de trabajo que te ayude a ser más eficiente y retoma el control de tu vida laboral con estos tips.
El teléfono suena insistentemente en algún lugar de tu oficina. Tienes 94 mensajes de voz y no puedes encontrar sobre el escritorio un cheque que tu cliente principal te acaba de enviar. En vez de comenzar la siguiente tarea, te quedas contemplando en silencio el desorden que te rodea. ¿Te suena familiar? Pon manos a la obra y ordena el espacio que tienes designado para trabajar.
La mayoría de los emprendedores pueden realizar diversas tareas al mismo tiempo. El problema es que la era de la electrónica ha acelerado demasiado nuestro mundo y entre más éxito se consiga, aumentarán los montones de papeles, cuentas, correos electrónicos y otras cuestiones de trabajo.
Lo cierto es que si no te organizas será todo un reto que mejores tu productividad en un entorno lleno de desorden. Entonces, debes crear un espacio de trabajo que te sirva de apoyo, y retomar el control de tu vida laboral con un plan concentrado en cinco puntos primordiales.
1. Visualiza cómo será tu entorno de trabajo. Diseña tu "lugar ideal" en una hoja de papel que esté basado en el espacio de tu oficina actual. La reorganización puede inyectar de energía a un cuarto y te da la oportunidad de determinar lo que en realidad necesitas. Recuerda designar un espacio para tus proyectos anteriores, estados financieros e información de clientes.
2. Tómate un día, justo ahora y organízate. Nunca tendrás el tiempo para organizarte a menos que lo programes en tu calendario. Toma tu diseño como guía y soluciona tu desorganización. Arregla primero los muebles grandes. Si no usas un objeto todos los días, retíralo de tu escritorio. Desarrolla un sistema ideal para archivar documentos y coloca tus papeles importantes ahí. Cada vez que recibas información nueva, la puedes archivar en un área específica o, simplemente, descartarla.
3. Cancela suscripciones para evitar la sobrecarga de información. Tira las revistas y los catálogos que nunca lees. Cancela las suscripciones que no desees y date de baja de cualquier listado de correo que no te ayude a lograr tus objetivos. Si no deseas deshacerte de información aparentemente valiosa, almacénala en un bote de basura grande. Si los materiales todavía están ahí la semana siguiente sin ningún movimiento, simplemente tíralos.
4. Crea una nueva carpeta de archivos de proyecto. Un nuevo proyecto por lo general provoca un desorden temporal. Evita el desperdicio. ¿Cómo? Coloca toda la información del nuevo proyecto, los borradores y el papeleo relacionado en una carpeta de archivo expandible. Esto hace que la información esté a la mano y la mantiene alejada de tu escritorio. Cuando el tiempo lo permita, destina un espacio permanente para la nueva información en tu sistema de archivo.
5. Programa un día de limpieza después de cada período vacacional. Agrega un día a tu período de vacaciones para organizar tus pensamientos, proyectos y prioridades. Esta es una maravillosa forma de controlar el desorden. Un día de limpieza general te permite organizar los papeles de proyectos anteriores, pagar las cuentas pendientes y contestar el correo de los clientes.
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